goo.gl/xSbWAc | Sua estante e seu arquivo na nuvem

A tecnologia mudou nossos hábitos. Podemos fazer compras e até mesmo trabalhar sem sair de casa. O meio virtual substituiu a necessidade de deslocamento e de armazenamento físico e isso tem o tornado cada vez mais popular entre os clientes e fornecedores de serviços.

O advogado pode aceitar os fatos e tirar proveito deles ou nadar contra a maré e morrer sem chegar à praia. No escritório virtual, você substitui os grandes arquivos e estantes por um arquivo virtual disponível na “nuvem”, que pode ser acessado a qualquer momento.

Conheça 8 passos para alcançar mais independência do seu ambiente físico e extrair valor dos ambientes virtuais no exercício da advocacia, tornando-se um advogado online.

>> Quero me tornar um advogado online

1 Saiba quais equipamentos são essenciais

A tecnologia consegue suprir muitas demandas. Hoje, o advogado virtual não precisa de um local físico para guardar documentos, telefone, servir de endereço para receber correspondência ou realizar reuniões. O escritório virtual consegue substituir e dar conta destas necessidades

O que importa é saber que um computador, um celular, uma impressora e um scanner são indispensáveis.

Esse passo é simples: anote todo material indispensável para o seu dia a dia. Fácil, certo? :)

2 Onde você vai trabalhar?

Não entenda isso como um engessamento, mas ter em mente quais são os possíveis lugares para se trabalhar depois que você decidiu ser um advogado online torna a rotina mais simples. As opções mais comuns são:

• Co-work: Co-work é um lugar (geralmente privado) onde você pode reservar espaços para trabalhar quando precisar. Muitas pessoas alternam o trabalho home-office com o trabalho em co-work. O custo é mais baixo se comparado ao aluguel de sala para montar um escritório, mas ainda é um custo que precisa ser previsto.
• Bibliotecas: Muitas bibliotecas têm espaços para pessoas que preferem trabalhar em silêncio. Bibliotecas costumam ter boas conexões de internet, um ambiente confortável e a vantagem do custo zero. Por outro lado, não é possível conversar com clientes, já que essa atitude pode incomodar outros usuários do espaço.
• Cafés: Para aqueles que querem fugir da monotonia, eis o local ideal! Você pode trabalhar um dia em um café, outro dia em outro. Conhecer pessoas, fazer network e ter sempre um café quentinho são as vantagens para trabalhar neste local.
• Home-office: Trabalhar de casa tem as seguintes vantagens: Conforto, segurança e comodidade, entre outras. Os advogados que trabalham de casa costumam mandar muito bem em seus afazeres, como falamos no texto linkado acima.

3 Organize seus documentos virtualmente

Quando o assunto é organizar documentos, poucas ferramentas são tão poderosas como o Google Drive. Com ele fica fácil e intuitivo criar e guardar arquivos como contratos e compartilhá-los com seus clientes e colaboradores.

Você pode criar documentos de texto, planilhas e apresentações em slide e compartilhá-los com qualquer pessoa que precise ter acesso a eles. Alguém trabalhando de outro dispositivo pode incluir informações em um documento simultaneamente, corrigindo em tempo real e agilizando o trabalho.

Você também pode criar pastas pessoais para assuntos mais sensíveis, como as questões financeiras de seu escritório.

4 Dinheiro: organização financeira na nuvem

Notas fiscais, recibos e contratos se reproduzem rapidamente. De repente, ocupam espaços que ninguém consegue imaginar. Felizmente, um advogado online consegue resolver esse problema facilmente.

• Wave: controla as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio. Possui integração com alguns bancos brasileiros, o que facilita a vida do usuário.
• Organize: organizar sua vida financeira pessoal e profissional. Você vai ter acesso a relatórios financeiros e definir metas para controlar gastos, inclusive com cartão de crédito.
• Conta Azul: mais voltado para gestão financeira empresarial, muito usado por escritórios de advocacia no Brasil. Oferece opções de assinatura para seus usuários. Ideal para quem já possui um negócio mais robusto.

5 Acompanhe o seu trabalho

Você precisa saber como anda o seu trabalho. Quanto mais você conhece sobre o seu desempenho, mais vai saber o que precisa melhorar para produzir melhor. Alguns aplicativos podem te ajudar com essa tarefa.

• Paymo: Este aplicativo permite que você ative um cronômetro e conte o tempo gasto com cada cliente. É possível ainda definir o valor do seu trabalho por hora.
• Ballpark: O Ballpark pode te ajudar em atividades que tomam muito tempo do advogado como fazer ofertas para clientes, criar faturas e controlar o tempo no seu trabalho. Com esse aplicativo, seu dia a dia será mais fluído e as atividades mais eficientes.

6 Gerenciamento do trabalho em equipe

Quem disse que não é possível trabalhar com colaboradores em um escritório virtual? Para um advogado online isso além de possível, tira a obrigatoriedade de estar constantemente se encontrando pessoalmente com outras pessoas. Algumas boas sugestões são:

• Flow: O Flow é um aplicativo onde você consegue delegar tarefas para sua equipe de forma simples e efetiva.
• Trello: O Trello é outra ótima ferramenta para gerenciar fluxo de trabalho do seu time. Organizar projetos e estruturá-los em um único ambiente são os maiores atrativos desse aplicativo.

7 Contato constante

Clientes, colaboradores e sócios precisam de contato constante com o advogado. Para quem não tem um escritório físico isso pode parecer um problema, mas há soluções ao alcance.

• Appear.in: O Appearin é um site onde você pode criar uma sala virtual para conversar com pessoas do mundo todo. Muito parecido com o antigo Skype, aqui o sistema é mais simples: Crie a sala, mande o link dela para quem você deseja conversar e resolva seus problemas de comunicação.
• Zoom: O Zoom também é um aplicativo de videoconferência para pessoas que trabalham remotamente. Além da disponibilidade de salas online, o zoom conta com a função de gravar as ligações e realizar conferências com múltiplos usuários, com papéis diferentes. Para as conferências online do Jusbrasil, usamos o Zoom e recomendamos muito para vocês que querem investir na advocacia online!

Conclusão

Deu pra notar que existem várias ferramentas que facilitam a vida de qualquer pessoa que decida trabalhar sem um escritório físico. Pode parecer que é muita coisa para administrar, mas elas reduzem muito o custo e o tempo perdidos com papelada e deslocamento.

Se você preferir, pode começar com softwares mais específicos que integram várias ferramentas em um único lugar e que são desenvolvidos para a advocacia.

>> Criamos o Jusbrasil Escritório Online focando nas necessidades da advocacia.

Conte-nos sobre você. Já trabalhou fora do escritório alguma vez? Quais foram as maiores dificuldades que você enfrentou? Comente abaixo e não esqueça de recomendar a leitura para mais advogados terem acesso à essa informação.

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Por Igor Leite
Jusbrasil
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Fonte: jusbrasil.jusbrasil.com.br