bit.ly/2YrkjJa | Parte essencial da rotina de um escritório de advocacia é a gestão de seus documentos, como peças, recibos, contratos, documentos físicos e digitais, entre outros. Para realizar um trabalho eficiente e célere, tendo tudo ao seu alcance no momento em que precisa, não gastando tempo e dinheiro, é necessário organização e um fluxo definido de gestão do escritório.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar a construir um processo organizado de gestão ou otimizar o que você já utiliza.

Estabeleça um espaço próprio para os documentos físicos

Seja em seu home office ou no escritório fora de casa, é necessário separar um espaço físico e específico para os documentos que precisam ser armazenados . Apesar da crescente digitalização, sabemos que ainda é necessário manter os documentos físicos em algum lugar, seja em pastas finas, arquivos, fichários, organizadores, etc.

Defina critérios de organização e classificação de pastas

Não adianta somente separar um espaço se você não tiver um sistema próprio de classificação desses documentos. Você pode, por exemplo, separar por nome de clientes, anotando nas pastas físicas e virtuais.

Uma boa forma de organizar os documentos físicos é colocando-os em ordem alfabética, já que será necessário procurá-los à mão.

Invista em documentos digitais e reduza o uso de papel

Sempre que puder digitalize os papéis e os mantenha organizados juntamente com os documentos físicos. Isso irá te ajudar a gastar menos com documentos físicos e a deixar tudo o que você precisa num único ambiente virtual e organizado.

Armazene os documentos digitais em um único lugar

Existem várias opções de onde guardar os documentos virtuais, seja num pendrive ou num HD externo. Entretanto, é muito importante mantê-los na nuvem, armazenados, por exemplo, no Google Drive ou no One Drive da Microsoft. Nesses espaços você deve seguir a mesma organização de pastas que já utiliza.

Confie na tecnologia dos softwares

Existe ainda uma outra opção muito útil, que é o gerenciamento de documentos feito por softwares jurídicos. Conforme aumentam-se os casos trabalhados, a quantidade de documentos também escala, e é muito provável que em algum momento, até pela quantidade de diferentes programas utilizados, o trabalho de organização comece a se tornar um problema na vida do advogado.

Visando facilitar o trabalho do advogado alguns softwares jurídicos possuem espaços organizados para gerenciar os documentos do escritório, além de fornecer outras funcionalidades em conjunto, tudo em um único espaço virtual.

Se você tem as mesmas dificuldades com relação a sua agenda profissional, dá só uma olhada nesse artigo sobre gestão de agenda que fizemos para você.

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Márcio Manincor
Pronto para fechar negócios como nunca?
Tenho formação em Direito e mestrado em Ciências Jurídico-Econômicas. Já atuei como executivo de grandes empresas e consultor estratégico de alto impacto em negócios de todos os setores. Vim para o Jus por acreditar em um propósito: Conectar Pessoas à Justiça. Minha missão aqui dentro é ajudar os advogados do nosso país a alcançarem esse propósito com dicas sobre negócios e tecnologia de ponta.
Fonte: marciomanincor.jusbrasil.com.br