Separamos uma lista de ferramentas que podem ajudar com isso e classificamos por tipo de solução.
Organização de tarefas
Evernote
Parte essencial do fluxo de trabalho de um escritório de advocacia é a organização de tarefas. O Evernote é uma ferramenta interessante para organizar ideias, projetos, listas de tarefas, lembretes, textos.
Google Keep
O Google Keep é uma ferramenta para anotações, listas e lembretes, uma alternativa mais minimalista que o Evernote.
Google Agenda
Uma forma excelente de se organizar com prazos judiciais e reuniões é utilizando o Google Agenda. Essa ferramenta utiliza o calendário da sua conta no Google e tudo que você precisa fazer é efetuar login e marcar datas e horários importantes. Você pode configurar notificações e lembretes sobreos eventos.
Comunicação
Skype
Provavelmente o mais conhecido, o Skype é uma ferramenta de chamadas e videoconferências muito útil para comunicação. Você pode utilizar no computador, no celular, no tablet e até mesmo na Alexa, assistente digital desenvolvida pela Amazon.
Google Hangouts
O Google Hangouts serve para videoconferências, chamadas e mensagens para pessoas que tenham conta no Google. É bem simples e disponível para utilização no desktop e também no celular.
Appear.in
Provavelmente a ferramenta mais rápida para começar a usar, o Appear.in é uma ferramenta simples e prática para videoconferências.
Slack
Bastante conhecida e utilizada fora do Brasil, o Slack tem uma estrutura de mensagens excelente para trabalho em equipe, onde você pode separar e organizar a comunicação em canais e times, com chamadas, videoconferência, armazenamento de arquivos e integração com outras ferramentas.
O Slack oferece um limite de espaço gratuito e para uso e armazenamento adicionais, também oferece planos pagos.
Zoom
O Zoom é uma ferramenta de videoconferência, ideal para ambientes corporativos, com funcionalidades adicionais como gravação das chamadas e diferentes papéis para os membros de uma chamada.
Gerência de projetos
Trello
Uma forma muito eficiente de gerenciar, delegar funções e organizar fluxos de projetos é com ferramentas que se inspiram no kanban, uma técnica de origem japonesa para gerenciar fluxos de produção.
O Trello é uma ferramenta muito conhecida para organizar esse fluxos e pode muito bem ser utilizada em diversos contextos, como num escritório de advocacia.
Microsoft Planner
Uma alternativa ao Trello é o Microsoft Planner, que te ajuda a organizar o trabalho de equipe com planejamento em tarefas.
Produtividade
Tomato Timer
Em quesito de produtividade é muito comum se falar na técnica pomodoro. O intuito da técnica pomodoro é te condicionar a ficar 100% focado no que está fazendo sem excessos, afinal, trabalhar muito, ininterruptamente, não é a mesma coisa que trabalhar bem.
A técnica consiste basicamente em separar os momentos dedicados a tarefas em pequenas porções de tempo, por exemplo, 25 minutos, para ajudar no foco total e na concentração, intercalados com momentos de descanso, por exemplo, de 5 minutos.
Uma ferramenta fácil de usar é o Tomato Timer. Além de ser totalmente gratuito, você pode configurar o pomodoro conforme se acostuma.
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Leitura
Se você costuma ler muitos artigos e notícias na internet, o Pocket vai te ajudar a organizar suas leituras. Utilizando a ferramenta você pode salvar os textos para reler ou mesmo salvar o que você não conseguiu ler na hora.
É possível utilizar o Pocket de forma gratuita, mas existem funcionalidades mais avançadas presentes em um plano pago.
Escrita
Word Online
Obviamente você já conhece o Word, a ferramenta mais básica para escrita, mas talvez não conheça a versão Online do mesmo. O Word Online já fica disponível caso você tenha o Office no seu computador, e aí basta fazer login com sua conta da Microsoft.
Google Docs
Existe uma alternativa gratuita ao Word Online muito útil para quem já tem uma conta no Google: o Google Docs. Você pode compartilhar o documento com outras pessoas e todos podem editá-lo ao mesmo tempo, de forma simples e online. Há também um chat e a possibilidade de adicionar comentários no documento sem atrapalhar o conteúdo do texto.
Google Sheets
Também parte do pacote das ferramentas do Google, o Google Sheets é uma versão do Excel, que com certeza também faz parte do dia a dia do advogado. Tem as mesmas funcionalidades adicionais do Google Docs, como os comentários e edição compartilhada online.
Softwares Jurídicos
Se você é do tipo que prefere tudo num lugar só, esses softwares são os instrumentos mais indicados, porque a longo prazo a utilização de muitas ferramentas espalhadas pode se tornar uma dor de cabeça ou, no mínimo, um desafio.
Além disso, o escritório que cresce com rapidez vai inevitavelmente começar a pagar algumas dessas ferramentas; serão valores e empresas diferentes para cada função.
Existem alguns software jurídicos que conseguem concentrar as atividades das ferramentas acima e também, funcionalidades adicionais como:
- Agenda de controles e prazos
- Listas de tarefas
- Oportunidades de contato com clientes
- Acompanhamento de processo e alertas
- Armazenamento de documentos
- Lista de contatos
- Lista de conversas
- Convidar outros colaboradores para o escritório
Essas são algumas das funcionalidades do Jusbrasil Escritório Online.
Resta a você analisar quais ferramentas e estratégias são mais adequadas ao seu fluxo de trabalho.
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Por Natália Oliveira
Jusbrasil
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Fonte: jusbrasil.jusbrasil.com.br